Pokladna v servisu — už ne doplněk, ale standard

Pokladna není luxus. Je to nástroj, který:

  • vystaví zákazníkovi paragon, který si dnes automaticky žádá
  • odečte prodaný díl ze skladu, abyste neměli každý měsíc inventuru
  • vede daňové doklady pro firmy s IČ/DIČ
  • a od příštího roku bude díky EET 2 pro mnoho servisů povinný

Pokud jste pokladnu doteď odkládali, tady je návod, jak ji rozjet od nuly.

Co pokladna v Chytrém Servisu umí

Krátký přehled, než se pustíme do návodu:

  • Prodej zboží — z databáze produktů, přes EAN čtečku, nebo jako volnou položku zadanou na místě
  • Tisk účtenky — termo tiskárna 58 nebo 80 mm (nastavitelné), čeština je samozřejmostí
  • Vystavení daňového dokladu — z účtenky uděláte „pos fakturu" pro firmu na IČ/DIČ
  • Propojení se skladem — prodej automaticky odepíše ze skladu (pokud sklad používáte)
  • Propojení s opravou — POS prodej můžete navázat na konkrétní opravu (zákazník platí servis + díly najednou)
  • QR platba — na účtenku se vytiskne QR kód pro převod (SPD formát, funguje s českými mobilními bankami)
  • Statistiky — denní/měsíční tržby, rozlišení hotovost/karta/převod, marže (po nastavení nákupních cen)
  • Rychlé položky — předdefinovaná tlačítka pro produkty, které prodáváte často
  • Staff role — mechanici vidí prodejní ceny, manažer vidí i nákupní (marže, statistiky)

Návod: rozjet pokladnu od nuly

1. Aktivace v aplikaci

Pokladna je v menu pod ikonou pokladny. Při prvním otevření doplníte základní údaje:

  • Údaje o firmě — IČ, DIČ (pokud jste plátci DPH), adresa
  • Plátce DPH — důležité pro výpočet daně na dokladech (pokud nejste plátci, DPH se na účtence neuvádí)
  • Bankovní účet — uvádí se na účtenku jako QR kód pro převod (SPD formát), funguje se všemi českými mobilními bankami

2. Doplnit produkty (volitelné)

Pokladna funguje i bez aktivního skladu — položky můžete při prodeji zadávat volně (název + cena na místě). Hodí se to pro služby, jednorázové prodeje nebo malé servisy, které nechtějí hned budovat databázi produktů.

Pokud sklad chcete (kvůli odečtu, statistikám marže, EAN čtečce), naplníte ho v Sklad → Nový produkt — vyplníte název, cenu, EAN, množství.

Pro produkty, které prodáváte denně (nabíjecí kabely, koncovky, lanka), nastavte navíc rychlé položky — Pokladna → Nastavení → Rychlé položky. Stane se z nich tlačítko v hlavní obrazovce pokladny: jeden klik = přidání do seznamu položek.

3. První účtenka — testovací prodej

Pokladna → Nový prodej:

  1. Přidání položek — buď klik na rychlou položku, vyhledání podle názvu, EAN čtečka (USB čtečka funguje jako klávesnice — naskenování = automatické přidání), nebo zapsání volné položky (název + cena ručně, bez nutnosti mít ji v skladu)
  2. Sleva — můžete dát procentuální slevu na jednotlivé položky
  3. Platba — Hotovost / Karta / Převod (převod = QR kód na účtence)
  4. Dokončit — vytiskne se účtenka, odečte se ze skladu (pokud položka byla skladová), uloží se transakce

Pokud nemáte ještě tiskárnu připojenou, dokončit prodej se dá i bez tisku — účtenku najdete v historii a vytisknete kdykoli později.

Tisk účtenek — hardware a setup

Chytrý Servis tiskne přes PrintNode — cloudovou tiskovou službu, která vám umožní tisknout z webové aplikace na lokální tiskárnu, aniž byste museli instalovat ovladače do prohlížeče nebo řešit OS-specifická omezení.

Jak to funguje

  1. K vaší tiskárně připojíte PC nebo Mac (Windows / macOS / Linux všechno funguje)
  2. Na ten PC nainstalujete PrintNode klienta (zdarma, ~10 MB)
  3. PrintNode klient se přihlásí k tiskárně a hlásí ji na cloud
  4. V Chytrém Servisu zadáte PrintNode API klíč (z účtu na printnode.com) a ID tiskárny
  5. Když pokladna vytiskne účtenku, požadavek jde do PrintNode cloudu, ten ho předá vašemu lokálnímu klientovi a tiskárna vytiskne

Výhody: žádné drama s ovladači v prohlížeči, funguje z kteréhokoli zařízení (i z mobilu), tiskárna může být kdekoli s internetem.

Pozor: závisí na internetu (offline tisk nemáte). PrintNode má omezený free plan — pro malý objem stačí, pro >50 účtenek/den je placený (cca 10 USD/měs).

Doporučená tiskárna

V Chytrém Servisu jsme pokladnu rozjížděli na Epson TM-T20II, kterou už ale výrobce nahradil novějším modelem TM-T20IV. Princip je stejný — ESC/POS protokol je napříč generacemi řady identický, takže nový model bude fungovat obdobně.

  • Doporučený model: Epson TM-T20IV — termální pokladní tiskárna
  • Šířka papíru: 80 mm (přepínatelné v aplikaci podle vaší tiskárny i role papíru, umí i 58 mm)
  • Připojení: USB
  • Cena: do 5 000 Kč
  • Kde sehnat: Alza — TM-T20IV nebo specializovaní dodavatelé pokladen

ESC/POS je standard — drtivá většina termotiskáren v této kategorii (Star TSP143, Xprinter XP-58, Zebra ZD-220) by měla teoreticky fungovat. Chytrý Servis je připraven na přidání jiné tiskárny, pomůžeme vám se správným nastavením.

Nastavení v aplikaci

Po nákupu tiskárny a registraci v PrintNode:

  1. V Chytrém Servisu jdete do Nastavení → Tisk
  2. Vložíte PrintNode API klíč (najdete na printnode.com → Account → API Keys)
  3. Vložíte ID tiskárny (na printnode.com → Printers → vaše tiskárna)
  4. Klik Test tisk — vytiskne se zkušební účtenka. Pokud ano, hotovo.

Čeština: ESC/POS používá CP852 kódování, Chytrý Servis konverze řeší automaticky. Háčky a čárky fungují. Pokud na zkušební účtence vidíte „?" místo háčků, vaše tiskárna není v módu CP852 — nastaví se jednou v ovladači tiskárny.

Daňové doklady (POS faktury)

Občas zákazník chce na nákup daňový doklad pro firmu s IČ/DIČ, ne paragon. To řeší tzv. POS faktura:

  1. Po dokončení prodeje (nebo z historie účtenky) → tlačítko „Vystavit fakturu"
  2. Vyberete zákazníka z databáze (nebo přidáte nového s IČ/DIČ)
  3. Faktura se vystaví ve vlastní řadě POS (oddělené číslování od standardních faktur za servis), formát PDF
  4. Zákazník dostane PDF emailem nebo vytisknete

POS faktury jsou v jiné řadě než e-shop / servisní faktury (řada „POS" vs „ESH"). Při osobním odběru z e-shopu se navíc propojí přes interní vazbu, aby bylo jasné, co byla která transakce.

EET 2 — co přijde a jak budete připraveni

Ministerstvo financí ohlásilo obnovené EET (EET 2) s plánovaným startem někdy v příštím roce. Zatím je to ale velká neznámá — finální podoba zákona není schválená, technické detaily nejsou zveřejněné a nikdo přesně neví, koho a od kdy se to bude týkat.

Princip ale pravděpodobně zůstane podobný EET 1 z let 2017-2020:

  • Účtenka musí mít FIK (fiskální identifikační kód) z finanční správy
  • Online přenos každé účtenky do CÚ
  • Při výpadku internetu — offline mód s PKP (podpisový kód poplatníka), do předepsané lhůty se účtenka dorovná

Náš plán: dodělat plnou integraci EET 2 přímo do Chytrého Servisu, jakmile bude finální podoba zákona známá. Bez extra modulu, bez externího softwaru, bez další licence. Pro vás to bude znamenat zaškrtnout v nastavení jeden přepínač a vložit certifikát od finanční správy — zbytek aplikace odbaví.

Pokud vás EET 2 bude čekat, doporučujeme nečekat s rozjetím pokladny. Začněte s běžnými účtenkami už teď a zvykněte si na workflow. Až EET 2 přijde, přidá se jen jedna technická vrstva navíc, ne celý nový systém.

Co dál

  • Sklad — pokud trackujete zásobu, nezapomeňte naplnit nákupní ceny (pro výpočet marže ve statistikách)
  • Statistiky — Pokladna → Statistiky → uvidíte denní/měsíční tržby podle způsobu platby a kategorie
  • Propojení s opravou — když zákazník platí servis + díly + drobnosti najednou, otevřete pokladnu z detailu opravy → POS položky se propíšou s vazbou na opravu → ve statistice oprav se to projeví správně
  • Staff role — pokud máte zaměstnance, dejte jim přístup k pokladně, ale schovejte nákupní ceny (Nastavení → Zaměstnanci → role „Mechanik" vs „Manažer")

Vyzkoušejte to bez závazků

Pokladna je součástí placeného tarifu Letíme (499 Kč/měs s DPH). Tisk přes PrintNode je extra nezávislá služba (Zdarma do 50 účtenek měsíčně, 9 USD do 5000 účtenek a tří připojených počítačů).

Tarif Free vám stačí na vyzkoušení evidence oprav, zákazníků a kalendáře. Když budete chtít rozjet pokladnu, přejdete na placený tarif — pokladna je dostupná hned, bez složité instalace.

Vyzkoušet Chytrý Servis zdarma →

Bez kreditní karty, bez závazků, kdykoli můžete tarif změnit nebo zrušit.